Mejorar la gestión documental en una oficina con Evernote y HipChat

Cada vez que entro en una oficina me doy cuenta de problemas de gestión documental y gestión de procesos que me parecen fáciles de resolver utilizando algunas herramientas informáticas a nivel básico como Evernote y HipChat.

Entiendo que dentro de esas oficinas éstos no suponen problemas porque tienen otros más graves como cobrar las facturas. Aún así, me gustaría comentarlos:

Problema 1:

El eterno problema de las carpetas abarrotadas de documentos donde, generalmente, el único criterio de búsqueda posible es el nombre de la carpeta -por ejemplo, con el nombre del cliente-.

Configurando Evernote para que los documentos escaneados o fotografiados con un móvil se guarden directamente en una nota permitirá que se puedan buscar otros datos impresos en el documento ya que reconoce el texto en la imagen.

Ejemplo. Podría guardar el documento de Excel de una factura en la libreta de un cliente del bueno de Paco Urbano con la etiqueta “factura” y encontrarla desde Evernote si recuerdo que se le instaló un plato de ducha.

Problema 2:

Lo primero que recomiendan los gurús en productividad es dejar la mente libre para poder concentrarse al 100% en la tarea. Nos saboteamos continuamente pensando “Tengo que recordar esto…” o peor aún, pidiéndole a alguien que lo recuerde por ti. Mal, muy mal, hay que apuntarlo TODO para dejar espacio para lo realmente importante.

Las versiones web y móvil de Evernote tienen unos estupendos recordatorios integrados que envían notificaciones al móvil e emails al correo para no olvidar nada. Como también son notas, se pueden adjuntar imágenes como la fotografía a una tarjeta de visita con el número al que, por ejemplo, hay que llamar en unas horas.

Asignando hora al recordatorio

Problema 3:

Cuando falta alguien en la oficina, se le llama continuamente por teléfono para preguntarle y tomar decisiones. Lo que se traduce en interrupciones y en pérdida de la concentración. Hay bastantes aplicaciones de chat para equipos de trabajo como HipChat en las que se pueden crear, por ejemplo, salas de grupo por cliente para tomar decisiones entre todos sin tener que recurrir a la llamada telefónica.

En estas salas de chat echo en falta el +1 de las redes sociales en los mensajes de los integrantes para que otros indiquen que están de acuerdo. Por eso me gustan las comunidades privadas de Google+ porque permite destacar con +1s las decisiones que finalmente se han tomado que son, al fin y al cabo, el objetivo de la conversación.

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